Când echipa funcționează bine doar în prezența managerului: ce se ascunde, de fapt, în spatele acestui lucru

Există echipe care par să funcționeze foarte bine. Sarcinile sunt rezolvate, lucrurile se mișcă, oamenii răspund la timp, iar managerul știe aproape întotdeauna ce se întâmplă. Totul pare în regulă.

Până în ziua în care managerul lipsește.

Dintr-o dată, apar întrebări pentru lucruri care, în mod normal, ar trebui să poată fi decise fără el. Oamenii așteaptă aprobări, se blochează în situații neprevăzute sau preferă să nu ia nicio decizie de teamă să nu greșească. Uneori, activitatea continuă, dar mult mai greu și cu mult mai multe ezitări.

Este un semn care merită atenție.

O echipă care funcționează bine doar atunci când managerul este prezent poate părea disciplinată și bine coordonată, dar în spatele acestei aparențe se poate afla o problemă de autonomie, responsabilitate sau chiar de încredere.

Ce înseamnă, de fapt, o echipă dependentă de manager?

Dependența de manager nu înseamnă neapărat că acesta face micromanagement sau că angajații nu sunt competenți. Uneori, situația apare treptat și chiar din intenții bune.

Managerul vrea să fie disponibil pentru echipă. Răspunde repede la întrebări, verifică lucrurile înainte să plece mai departe, oferă soluții și intervine atunci când apare o problemă.

La început, acest stil poate fi foarte eficient.

Problema apare atunci când echipa începe să se obișnuiască să aibă permanent o persoană care decide, verifică și validează. În timp, oamenii nu mai dezvoltă aceeași autonomie, pentru că nu au nevoie să o folosească.

Așa apare un cerc destul de ușor de întreținut:

managerul intervine → echipa se bazează pe manager → oamenii iau mai puține decizii singuri → managerul simte că trebuie să verifice mai mult → echipa devine și mai dependentă.

Într-o astfel de situație, managerul poate ajunge să fie indispensabil pentru aproape orice, iar acest lucru poate fi confundat cu performanța.

În realitate, un manager care trebuie să fie permanent prezent pentru ca lucrurile să funcționeze nu are neapărat o echipă foarte bine organizată. Poate avea o echipă care s-a obișnuit să funcționeze în jurul lui.

Cum îți dai seama că echipa depinde prea mult de manager?

Semnele nu sunt întotdeauna evidente. De multe ori, ele apar în situații aparent banale.

De exemplu, managerul pleacă două zile și începe să primească mesaje de tipul:

„Ce facem în situația asta?”

„Putem merge mai departe?”

„E în regulă dacă procedăm așa?”

„Tu ce ai face?”

„Așteptăm să te întorci?”

Unele întrebări sunt firești. Nu este realist ca angajații să ia singuri orice decizie, indiferent de rolul lor.

Devine însă problematic atunci când oamenii nu încearcă să formuleze o soluție înainte de a cere ajutor.

O altă situație frecventă este aceea în care managerul participă la aproape toate discuțiile importante. Dacă nu este prezent, decizia este amânată. Dacă nu răspunde, proiectul stagnează. Dacă nu verifică, oamenii nu se simt confortabil să trimită mai departe ceea ce au lucrat.

Un alt semn este lipsa inițiativei.

Oamenii își fac foarte bine sarcinile atunci când primesc indicații clare, dar apar dificultăți atunci când trebuie să stabilească singuri următorul pas.

Toate acestea pot indica faptul că echipa are nevoie de mai multă autonomie și de un cadru în care oamenii să poată lua decizii fără să simtă că trebuie să ceară permanent permisiune.

Micromanagementul nu arată întotdeauna așa cum ne imaginăm

Când vorbim despre un manager care controlează prea mult, ne imaginăm de obicei persoana care verifică fiecare email, fiecare document și fiecare pas făcut de angajați.

Dar micromanagementul poate fi mult mai subtil.

Poate arăta și ca un manager care oferă imediat soluția de fiecare dată când apare o problemă.

Sau ca un manager care corectează orice detaliu, chiar și atunci când rezultatul final este bun.

Sau ca un manager care simte că trebuie să fie implicat în toate deciziile importante pentru că „altfel lucrurile nu ies cum trebuie”.

Intenția poate fi bună. Rezultatul, însă, poate fi același: angajații învață că managerul este cel care trebuie să aibă răspunsul.

În loc să întrebe:

„Tu cum ai rezolva situația?”

managerul spune direct:

„Fă așa.”

Pe termen scurt, este mai rapid.

Pe termen lung, însă, echipa pierde ocazii importante de a învăța să gândească, să decidă și să își asume responsabilitatea.

Autonomia angajaților nu înseamnă „fiecare face ce vrea”

Aici apare una dintre cele mai frecvente confuzii.

Uneori, managerii evită să ofere mai multă autonomie pentru că se tem că aceasta va însemna lipsă de control. Nu este obligatoriu să fie așa.

Autonomia nu înseamnă absența regulilor.

Înseamnă să existe un cadru clar în care oamenii știu ce pot decide singuri, când trebuie să ceară sprijin și pentru ce tip de situații este necesară aprobarea managerului.

De exemplu, un angajat poate avea libertatea de a rezolva o problemă cu un client în anumite limite, fără să fie nevoie să aștepte aprobarea managerului pentru fiecare situație.

Un specialist poate decide modul în care își organizează activitatea, dacă obiectivele și termenele sunt clare.

Un coordonator poate lua decizii operaționale fără să trimită fiecare pas mai departe pentru validare.

Cu alte cuvinte, autonomia funcționează atunci când există limite clare, responsabilități clare și încredere.

De ce ajunge o echipă să depindă de manager?

Nu există o singură cauză.

Uneori, problema pornește chiar de la stilul de management. Dacă toate deciziile sunt centralizate, este firesc ca oamenii să aștepte decizia managerului.

Alteori, echipa a trecut prin experiențe în care inițiativa a fost sancționată. Un angajat care a luat o decizie și a fost criticat public pentru ea poate învăța rapid să nu mai decidă singur.

„Mai bine întreb înainte.”

Dacă acest lucru se repetă, prudența poate deveni pasivitate.

Există și situații în care oamenii nu au suficiente informații pentru a lua decizii. Nu poți cere autonomie unei persoane căreia nu i-ai explicat obiectivele, prioritățile, limitele sau criteriile după care trebuie să aleagă.

De aceea, lipsa autonomiei nu este întotdeauna o problemă a angajatului.

Poate fi o problemă de structură, de comunicare, de leadership sau de cultură organizațională.

Ce se întâmplă când managerul nu mai poate fi permanent prezent?

Dependența de manager devine cel mai vizibilă atunci când apare o perioadă în care acesta nu poate interveni.

Poate fi vorba despre concediu, delegație, o perioadă foarte aglomerată sau pur și simplu despre creșterea volumului de muncă.

În acel moment, apar rapid blocajele.

Managerul descoperă că este implicat în prea multe lucruri și că foarte multe decizii au ajuns să treacă prin el. Echipa descoperă, la rândul ei, că nu știe întotdeauna unde se termină responsabilitatea proprie și unde începe cea a managerului.

În plus, această dependență poate duce la suprasolicitarea managerului.

Dacă toate problemele ajung în același loc, managerul nu mai are timp pentru ceea ce ar trebui să fie una dintre responsabilitățile sale principale: să dezvolte oamenii și să se ocupe de direcția echipei.

În loc să lucreze cu echipa, ajunge să lucreze permanent în locul echipei.

Cum poate fi construită o echipă mai autonomă?

Primul pas nu este să îi spui echipei: „De acum înainte, vreau să luați mai multe decizii singuri”.

Este prea vag.

Autonomia trebuie construită concret.

Un început bun este clarificarea responsabilităților. Fiecare persoană trebuie să știe ce intră în aria sa de decizie și pentru ce situații este nevoie de escaladare.

Apoi, managerul poate schimba treptat modul în care răspunde la întrebări.

În loc să ofere imediat soluția, poate întreba:

„Tu ce variantă ai vedea?”

„Care sunt opțiunile?”

„Ce riscuri vezi?”

„Ce ai face dacă eu nu aș fi disponibil?”

Nu este vorba despre a lăsa angajatul singur cu problema, ci despre a-l ajuta să își dezvolte propriul proces de gândire.

Un alt pas important este acceptarea faptului că o decizie bună nu este întotdeauna identică cu decizia pe care ar fi luat-o managerul.

Dacă fiecare angajat trebuie să găsească exact soluția pe care managerul o are deja în minte, autonomia rămâne doar teoretică.

Greșelile fac parte din procesul de dezvoltare

O echipă autonomă nu este o echipă care nu greșește.

Este o echipă în care oamenii pot lua decizii, pot vedea consecințele și pot învăța din ele fără ca fiecare greșeală să devină un motiv pentru retragerea responsabilității.

Sigur, există decizii cu impact mare, pentru care controlul și aprobarea sunt necesare. Dar nu toate deciziile au aceeași miză.

Managerul poate face diferența între o greșeală care pune în pericol un proiect important și o alegere profesională diferită, care poate fi discutată și corectată.

Dacă fiecare eroare este întâmpinată cu „Ți-am spus eu”, oamenii vor învăța să fie precauți.

Dacă este întâmpinată cu „Ce ai învățat din situația asta și ce ai face diferit data viitoare?”, există șansa să apară dezvoltarea reală.

O echipă bună nu este cea care are nevoie permanent de manager

Poate că acesta este unul dintre cele mai importante lucruri de reevaluat atunci când vorbim despre leadership.

Un manager poate fi foarte apreciat pentru faptul că este mereu disponibil, rezolvă rapid problemele și știe tot ce se întâmplă în echipă.

Dar există o diferență între a fi un manager implicat și a deveni punctul prin care trebuie să treacă aproape orice decizie.

Pe măsură ce o echipă se maturizează, rolul managerului ar trebui să se schimbe.

Nu este nevoie să fie prezent în fiecare decizie pentru ca oamenii să știe că pot conta pe el.

Dimpotrivă, un indicator important al unei echipe mature este capacitatea acesteia de a continua să funcționeze bine și atunci când managerul nu este în încăpere.

Nu pentru că managerul nu mai este necesar, ci pentru că oamenii au învățat să gândească, să colaboreze și să își asume responsabilitatea.

Întrebarea pe care merită să și-o pună orice manager

Poate că nu este „Cât de bine funcționează echipa mea atunci când sunt aici?”.

„Cât de bine funcționează echipa mea atunci când eu nu sunt aici?”

Răspunsul poate spune multe despre nivelul de autonomie al oamenilor, despre modul în care sunt distribuite responsabilitățile și despre stilul de leadership practicat zi de zi.

Iar dacă răspunsul nu este cel dorit, nu înseamnă neapărat că avem o echipă slabă.

Poate însemna pur și simplu că echipa are nevoie de mai mult spațiu pentru a decide, de obiective mai clare, de limite mai bine definite și de un manager care să nu fie singurul punct de sprijin pentru fiecare problemă.

La urma urmei, rolul unui manager nu este să aibă toate răspunsurile.

Este și să construiască o echipă care poate găsi răspunsuri și atunci când el nu le oferă.

Când echipa poate merge mai departe și fără manager?

Autonomia nu apare de la sine. Se construiește prin roluri clare, încredere, responsabilitate și un stil de management care le oferă oamenilor spațiul necesar pentru a decide.

Dacă simți că prea multe lucruri depind de o singură persoană sau vrei să înțelegi mai bine cum funcționează echipa ta, Train2Perform te poate ajuta să identifici ce funcționează, unde apar blocajele și ce poate fi îmbunătățit.